Medienhäuser arbeiten heute ständig daran die Herausforderungen der digitalen Transformation zu meistern. Veränderung ist ständiger Begleiter in nahezu allen Unternehmensbereichen und nicht selten steht ein IT-Projekt im Zentrum einer Change-Strategie. Technische Spezifikationen, Budget- und Zeitplanung werden dazu akribisch vorbereitet, doch wie steht es um die „soften“ Faktoren, die ein Projekt zum Erfolg führen? Ich denke, erst wenn ein Change-Projekt gesamtheitlich gedacht und gestaltet wird, hat es beste Chancen zum Erfolgsprojekt zu werden.

Die Notwendigkeit einer Veränderung entsteht im ungünstigeren Fall durch Druck von aussen oder gar durch mögliche Gefährdung bestehender Geschäftsmodelle, im besten Fall als logischer Schritt innerhalb einer bereits implementierten Change-Kultur. In beiden Fällen ist die Analyse des Ist-Zustands ein wichtiger erster Schritt. Aber was vielleicht nach einem „No-Brainer“ klingt, hat es in sich! Bedingen sich doch Workflows und eingesetzte Werkzeuge gegenseitig, bestimmte Arbeitsschritte werden nach Durchführung des IT-Projekts vielleicht gar nicht mehr notwendig sein. Bereits bei diesem ersten Schritt ist also gute Kommunikation überaus wichtig, damit Ängste vor der Veränderung gar nicht erst entstehen. Und noch eine kleine Anmerkung zur Ist-Analyse: Ausnahmen und Einzelsituationen im Workflow sollten als solche erkannt und behandelt werden. Wenn bei der Formulierung der Ziele das „Exception Management“ zu viel Platz einnimmt, könnten große, übergeordnete Ziele verloren gehen.

Womit wir in der zweiten Phase eines Change-Prozesses sind: Was wollen wir verändern?

Ziele definieren, Verfahren benennen

Gleich vorweg: Auch und gerade in der Planungsphase ist Kommunikation eine tragende Säule des Projekterfolgs. Einzelgespräche, Intranet, Kick-off Meetings, Teambuilding etc. sind unerlässliche Kommunikationswerkzeuge, die so früh wie möglich genutzt werden sollten. Sie helfen dabei, Ziele besser und genauer zu formulieren und ermöglichen allen Beteiligten Commitment für gemeinsam erarbeitete oder transparent kommunizierte Perspektiven.

Die Formulierung von Zielen (Change Definition) und zugeordneten Verfahren kann zum mühevollen und zeitaufwendigen Planungsschritt werden, aber die Arbeit lohnt sich! Je genauer, je konkreter Ziele benannt und Wege oder Verfahren entwickelt werden, wie diese Ziele erreicht werden sollen, desto geringer ist die Gefahr, dass der Change in den späteren Etappen zerfasert oder der Gesamtnutzen in Frage gestellt wird. 
Um das gesamte „Haus“ auf dem Weg zu einem Change mitzunehmen, kann auch die Beauftragung von Beratungsleistungen ein sinnvoller, empfohlener Weg sein. Gerade bei sensiblen Themen – Abteilung XY soll künftig die Aufgaben YZ übernehmen – trägt die Perspektive einer dritten, unabhängigen Meinung häufig zur Lösung bei.

Risiken bewerten, Widerstände einplanen

Das größte Risiko bei Veränderungen von Systemen und Abläufen ist – flapsig formuliert – dass danach nichts mehr geht. Um dies auszuschließen wird sorgfältig geplant und es werden Techniken und Strategien entwickelt, die diese Situation nicht eintreten lassen. Nahezu genauso fatal und oft unterschätzt ist jedoch das Risiko, mit neuer Technologie in alte Workflows und Muster zurückzufallen und einem echten Change somit keine Chance zu geben. Bei manchem erzeugt Neues Widerstand und nicht selten auch Ängste. Eine kurze Einweisung in die neue Technologie, in den neuen Ablauf am Mittwoch von neun bis 13 Uhr reicht nicht. Es gilt Ängste zu nehmen, Schulungen und Coaching begleitend und praxisnah zu gestalten, jedem im Team, „im Haus“, im Unternehmen den Mut zur Veränderung zu geben.

Change ist ein Fluss

Ich habe zu Beginn meines Beitrags den Begriff „Change-Kultur“ verwendet. Gerade Verlage und Medienhäuser befinden sich heute in einem permanenten Wandel, Digitalisierung ist seit zwei Jahrzehnten das Thema. Den Change zu gestalten heisst zu planen, zu kommunizieren, zuzuhören. Das ist nicht auf ein einzelnes Projekt bezogen, sondern ständige Aufgabe. Feedback auszuwerten und ja, auch Rückschläge einzustecken, Korrekturen vorzunehmen.

Nur mit diesen vermeintlich „soften“ Parametern wird ein IT-Projekt, Change zu einer Unternehmenskultur, zu einer positiven Herausforderung. Die Technologie ist da, die Infrastruktur ist da. Ganzheitlicher Change? Veränderung erfordert Mut. Bleiben Sie mutig!

(Photo by Ross Findon on Unsplash)