Digitalisierung, datenbasierte Entscheidungen und in vielen Fällen ein wesentlich breiteres, mehr-kanaliges Produkt-Portfolio verändern unsere Art zu denken und zu arbeiten. In Medienhäusern wird aus Routine zunehmend Projektarbeit – Stichwort „individuelles Gesamtpaket“ – und die Workflows berühren alle Geschäftsbereiche. Wichtig also, die eigene Arbeitsorganisation beständig zu überprüfen und über den Einsatz eines geeigneten „Collaboration Tools“ nachzudenken.

Kollege M. ist für vier Wochen in Urlaub und hat alle Informationen zu einem wichtigen Kundenprojekt mitgenommen. In seinem Kopf. Kollegin L. kommt aus dem Urlaub zurück und findet in ihrer Mailbox 600 ungelesene E-Mails, unpriorisiert und zu allen möglichen Themen. Situationen, die wir alle gut kennen, aber nicht gerade schätzen. Und, noch viel wichtiger, den Kunden womöglich ratlos zurücklassen! Gefragt sind also Team-Denken, Austausch, bereichsübergreifendes Handeln!

 Ziele definieren, kommunizieren!

Was nicht reicht: Ein Kommunikations-Tool der Wahl einzurichten und auf den Erfolg zu hoffen. Es geht um die Kultur des Miteinanders und darum, alle Beteiligten in einen Prozess einzubinden.

So offensichtlich es klingen mag, die Formulierung von klaren Zielen einer Neuausrichtung von Workflows und Kommunikationsstruktur legt den Grundstein für den Erfolg neuer Verfahren und Prozesse in der Zusammenarbeit. Konkrete Ziele können sein:

  • Wir wollen unser gesamtes Produktportfolio anbieten und den Kunden nach seinem tatsächlichen Bedarf mit individuellen Angeboten „abholen“ können!
  • Wir wollen Daten nicht doppelt und zigfach erzeugen und verarbeiten!
  • Wir wollen, dass jeder Beteiligte im Team zu jeder Zeit die Informationen finden und abrufen kann, die er für seinen nächsten Arbeitsschritt benötigt!
  • Wir wollen, dass neue Teammitglieder sich jederzeit einen Überblick zu Status und Zielsetzung eines Projekts verschaffen können!
  • Wir wollen „Herrschaftswissen“ und Datensilos vermeiden und gemeinsame, aber klar definierte Verantwortlichkeiten und Ziele setzen.
  • Wir wollen transparente Kommunikation und sowohl Erfolge als auch Misserfolge analysieren!

Sind die Ziele vereinbart, müssen sie so kommuniziert werden, dass auch wirklich alle Mitglieder im Team „on the same page“ – um es einmal neudeutsch zu formulieren – sind.

In einem hörenswerten Podcast sagt Giovanni di Lorenzo, Chefredakteur der Wochenzeitung Die ZEIT zum Thema Teamleading, seine Maxime sei „Sag es!“. Wenn Ziele nicht kommuniziert würden, sowohl positive als auch negative Kritik nicht offen ausgesprochen werde, leide die Qualität der Arbeit und letztendlich der Kunde, in diesem Fall der Leser (https://mitvergnuegen.com/2017/giovanni-di-lorenzo-im-podcast-interview/).

Transparenz, messen, dokumentieren!

Wieviel Prozent der Aufgaben sind erledigt, warum endete das Projekt nicht erfolgreich, warum wurde der Kunde trotz mehrfacher redaktioneller Erwähnung nie vom Anzeigenverkauf angesprochen? Vielleicht unangenehme Fragen, die dazu führen könnten den ein oder anderen Vorgang tief im Datengestrüpp der lokalen Festplatte zu versenken. Und bis Weihnachten ist alles erledigt!

Wirklich digital zu denken und zu handeln heißt aber Transparenz zu erzeugen, zu messen, zu analysieren um mögliche Synergien zu heben und zu fördern. Es geht nicht um Kontrolle und schon gar nicht um den ausgestreckten Zeigefinger! Vielmehr benötigen wir in komplexen Projekten und bei immer filigraner werdender Produktpalette eine gemeinsame Informationsbasis, die jedem Mitglied im Team einen echten Mehrwert an Erkenntnis und Aktionsradius bietet.

Nur mit völliger Transparenz und einem Commitment auf gemeinsame Ziele lässt sich wirklich etwas bewegen!

Von Punkt-zu-Punkt zum Stream – Vorbild Social Media

Wenn dieselbe E-Mail von 25 Team-Members 25 Mal in den eigenen Projektordner verschoben wird (natürlich alle unterschiedlich benamst), würde ich das nicht mehr als State of the Art bezeichnen. Heute geht es darum, die Informationen „fließen“ zu lassen und es dem Einzelnen möglichst einfach zu machen, die für ihn relevante Information zu erkennen. Collaboration-Tools haben hier einiges von Social Media Software „gelernt“. Wir setzen bei uns MS Teams ein und lernen im Umgang damit stetig. Eine 1:1 Umsetzung der „analogen Welt“ mithilfe digitaler Tools bringt gar nichts! Ein neues Verständnis von Zusammenarbeit und Kommunikation dagegen sehr viel!

Viele Arbeiten nimmt uns heute „der Rechner“ ab, die Aufgabe, Wissen zu teilen und Gemeinsamkeit zu erzeugen bleibt unsere!

Photo by Marvin Meyer on Unsplash