Jedes Unternehmen, jeder Verlag erstellt für unterschiedliche Bereiche Budgetplanungen, sei es zur finanziellen Planung von z.B. Umsätzen und Kosten oder zur Produktplanung mit Stückzahlen und Auflagen. Budgetplanung ist also ein weit gefasster Begriff, von dem jeder in seinem Bereich vielleicht unterschiedliche Vorstellungen hat. Es gibt jedoch einige beachtenswerte Merkmale für die Erstellung und Nutzung von Planungen, die es ermöglichen, Budgets zu aktiven und wertvollen Steuerungsinstrumenten werden zu lassen, ob im Fachbereich oder für das gesamte Unternehmen. Was also zeichnet eine wertvolle Planung aus? Was unterscheidet sie von einer starren „Abgleichtabelle“?

Die Basis vieler Budgetplanungen bilden häufig die Zahlen der Vergangenheit. Dass dabei in einigen Geschäftsfeldern auch eine Art „Besitzstandswahrung“ oder Abgrenzung erfolgt, mag vielleicht ein Nebenaspekt sein, kann aber die Entstehung belastbarer Prognosen beeinträchtigen. Auch sollen mit einer Planung ja Ziele formuliert werden, strategische Ausrichtungen in Zahlen gefasst werden und dabei nicht nur quantitative, sondern eben auch qualitative Aspekte ihre Berücksichtigung finden. Ein leicht verändertes Abbild des letzten Geschäftsjahres reicht eben nicht, um zum flexiblen Steuerungsinstrument für die Zukunft zu werden.

Datenverfügbarkeit und Datentiefe – Basis einer guten Planung

Je klarer, genauer und verfügbarer Daten und Kennzahlen aus der Vergangenheit vorliegen, desto wertvoller sind aus ihnen gewonnene Erkenntnisse und Insights. Welche positiven oder auch negativen Effekte spielten in der Vergangenheit eine Rolle? Wie hat sich das Produktportfolio verändert und aus welchen Gründen? Womit konnten unerwartet höhere Erlöse erzielt werden, welche eingeplanten Umsätze haben nicht stattgefunden oder sind eingebrochen? Nur wenn sich aus der Datenbasis des Unternehmens Antworten auf diese und ähnliche Fragen gewinnen lassen und Einzelbetrachtungen zu einem Gesamtbild zusammengesetzt werden können, hat man eine belastbare Basis für neue Budgetplanungen. Das klingt nach Arbeit und ist es auch. Doch es gibt ja Unterstützung.

Geeignete Software kann den Planungsprozess extrem gut unterstützen

Finanzdaten, Bewegungsdaten, Daten aus Vertrieb und Produktion: Liegen diese Informationen nur getrennt und womöglich noch teilweise lokal in einsamen Excel-Tabellen vor, ist die Konsolidierung und die Erstellung eines aussagefähigen Gesamtbilds nahezu unmöglich. Und, ein nicht ganz unwichtiger Aspekt, der zeitliche und damit auch finanzielle Aufwand für den Planungsprozess schießt möglicherweise in ungewollte Höhen.

Software bewerkstelligt nicht nur die Zusammenführung unterschiedlicher Datenquellen, sie übernimmt auch die Gewichtung der Informationen und sorgt damit für Datentransparenz.

Betrachtet man Budgetplanungen eher als Modellrechnungen, kann es sinnvoll sein, verschiedene Varianten einer Planung durchzuspielen und diese als mögliche Szenarien für den Planungszeitraum vorzuhalten. Dass der Aufwand für die Erstellung von Planungsvarianten mit geeigneter Software minimiert wird, muss vielleicht gar nicht mehr erwähnt werden. Auch KI spielt bei der Nutzung von Budgetplanungen eine wesentliche Rolle und wird gleich im nächsten Absatz thematisiert.

Flexibilität und Maßnahmen-Management – die Erfolgsfaktoren mit Prio Eins

Kein Unternehmen hatte in den Budgetplanungen für 2020 die Pandemie „auf dem Zettel“. Die Situation war für alle völlig neu und hatte heftige Auswirkungen auf Geschäftsmodelle und Umsätze. Im Umgang mit der veränderten Lage unterschieden sich die einzelnen Medienhäuser jedoch stark. Wer eine flexible, auf Reaktion ausgelegte Planung nutzte, konnte Chancen wahrnehmen, auf veränderte Anfragesituationen reagieren und neue Themen oder Produkte einführen. Dabei muss es nicht eine Pandemie sein, die eine einmal ausgedachte Planung zum Einsturz bringen kann. Wer hier mit flexiblen Szenarien und mit einem dezidierten ad-hoc Maßnahmen-Management arbeitet, baut, um im Bild zu bleiben, erdbebensicher!

KI kann hier beispielsweise die Auswahl geeigneter Maßnahmen und das Monitoring teils hochkomplexer Geschäftsabläufe wertvoll unterstützen. Ungewöhnliche Entwicklungen, die „außerhalb des Plans“ liegen, werden schneller erkannt und zusammen mit möglichen Maßnahmen kommuniziert. Neue Inhalte oder Werbemöglichkeiten können in Folge einer veränderten Anfragesituation leichter entwickelt und in Angebotsszenarien umgesetzt werden. KI hilft dabei, eine einmal gemachte Planung mit „Leben zu erfüllen“ und flexibel umzusetzen.

Und das sind die Schlüssel für eine erfolgreiche Anwendung von Modellrechnungen: Flexibilität, beständiges Monitoring und schnelles Reagieren auf Veränderungen machen aus einer Budgetplanung ein unverzichtbares Management-Instrument.

(Photo by Fabian Blank on Unsplash)