Viele Branchenunternehmen sind im Zuge der Corona-Krise auf das Home Office umgestiegen. Dieser plötzliche Change-Prozess hin zur dezentralen Zusammenarbeit ist mit Herausforderungen verbunden und wirft Fragen auf: Wie lässt sich die Kommunikation effizient managen? Wie bleibt die Arbeitsleistung auf hohem Niveau? Und welche Software-Tools haben sich bewährt? In einer Serie zum Thema beantworten Berater und Praktiker, wie Kollegen erfolgreich virtuell zusammenarbeiten.

Heute berichtet Sebastian Mayeres, Vertriebsleiter des Verlagssoftware-Herstellers knk, welche Regeln sich für ihn in der internationalen Zusammenarbeit bewährt haben.

Aufgrund der aktuellen Corona-Krise steigen auch viele Verlage und Dienstleister der Buchbranche auf Home-Office um. Sie sind in virtueller Zusammenarbeit geübt und kommunizieren mit dem internationalen knk-Team seit vielen Jahren auf Distanz. Welche Tipps haben Sie für Führungskräfte, die jetzt kurzfristig auf mobile Zusammenarbeit umsteigen müssen?

Ja, ich beschäftige mich seit mehreren Jahren schon mit virtuellen Teams. Die meisten meiner Kollegen befinden sich in anderen Ländern und so kommunizieren wir regelmäßig über verschiedene Kontinente und Zeitzonen hinweg. Mittlerweile habe ich schon komplette Einstellungsprozesse von neuen Mitarbeitern virtuell durchlaufen und arbeite mit Kollegen zusammen, die ich noch nie „live“ gesehen habe.

Bei der aktuellen Situation ist es wichtig, schnell zu reagieren und zu handeln, aber dabei klare Spielregeln und Prozesse zu definieren. Ansonsten entsteht sehr schnell Chaos.

Welche Spielregeln haben sich bei knk bewährt?

Ein wichtiger Punkt für mich beim Umstieg auf mobile Zusammenarbeit ist die Beibehaltung des Team-Spirits. Natürlich ist es zuerst ungewohnt, doch schon ein paar kleine Tricks können das Gemeinschaftsgefühl und den Kontakt mit den Kollegen stark positiv beeinflussen.

Meiner Meinung nach ist es bei Online-Konferenzen sehr wichtig, dass jeder seine Kamera aktiviert. Es geht hierbei nicht darum, wie ordentlich man aussieht, sondern um Kommunikation und Respekt. Über Worte werden nur 10% der Emotionen vermitteln, der Rest überträgt sich durch Mimik und Gestik. Man sollte seinen Gesprächspartner sehen können, um einen effektiven Kommunikationsfluss aufrechtzuerhalten.

Darüber hinaus erhöht eine virtuelle Zusammenarbeit die Notwendigkeit und Relevanz von Check-Ins. Es gibt keinen Aufenthaltsraum mehr, keinen Flurfunk und man trifft sich nicht beim Kaffee oder Wasser holen. Dadurch fallen auch diese Möglichkeiten weg, um sich nebenbei mit den Kollegen auszutauschen. Mein Lösungsansatz hierfür sind regelmäßige kurze Check-Ins mit jedem Mitarbeiter einzeln, als auch im ganzen Team.

Wie gestalten Sie die Check-Ins?

Individuelle Check-Ins mit jedem Mitarbeiter halte ich 30 Minuten jede Woche. In diesen Terminen werden nicht nur arbeitsrelevante Themen besprochen, sondern auch private Dinge, wie persönliche Projekte und Vorhaben, Veranstaltungen oder auch Geschehnisse aus dem Alltag kommen hier zur Sprache.

Check-Ins für das ganze Team finden mindestens wöchentlich statt, aber wenn möglich auch öfter.

Hier berichtet jeder, wie der aktuelle Stand bei ihm ist: Was er geschafft hat in der letzten Woche, wo es Probleme gibt und was gut läuft. Auch Projekte, in denen es keine aktuellen Geschehnisse gibt, werden thematisiert. So kann man zusammen überlegen, woran das liegen könnte, wie man das Ganze vielleicht voranbringen und ob einer der anderen Kollegen unterstützen kann.

Dieser regelmäßige Austausch ist in virtuellen Teams noch wichtiger als ohnehin schon und deshalb halte ich es für eine essenzielle Methode, um die Transparenz und Zusammenarbeit innerhalb des Teams zu sichern.

Wie klappt das zeitlich, wenn alle an verschiedenen Orten sind?

Anstatt die Kollegen immer spontan anzurufen, empfehle ich kurze Terminblocker in deren Kalender zu setzen. Dadurch wird gewährleistet, dass der Kollege auch wirklich Zeit hat, um das Thema zu besprechen und es gibt ihm die Gelegenheit sich vorzubereiten.

Auch wenn der Kalender hierdurch voller erscheint, ist man in diesen kurzen Check-Ins oft konzentrierter und effektiver als bei einem spontanen Anruf.

Wie sorgen die Mitarbeiter für möglichst reibungslose Abläufe?

Jeder Mitarbeiter sollte seinen Kalender aktuell halten, damit man weiß, wann er erreichbar ist. Nicht nur alle Termine mit Kunden und Kollegen sollten in den Kalender eingetragen werden, sondern auch Arbeitszeiten, falls diese flexibel sind. Besonders bei Teams mit unterschiedlichen Zeitzonen erleichtert das die Kooperation und das Planen von Termin ungemein oder macht es überhaupt erst möglich.

Um allen Teilnehmern Zeit und Nerven zu sparen, ist es gerade bei Meetings in kleinen Gruppen wichtig, Bescheid zu sagen, wenn man sich verspätet. Allein in einem virtuellen Konferenzraum zu warten – ohne Garantie, ob der Kollege kommt, ist ein komisches Gefühl und man spürt wirklich jede Minute vergehen.

Das gilt auch für das Reagieren auf Terminanfragen. Es ist völlig in Ordnung einen Termin abzulehnen oder eine andere Zeit vorzuschlagen, aber Termine unbeantwortet zu lassen, führt oft zu Frust bei der Gegenseite und erschwert die Planung.

Haben Sie weitere Tipps?

Es hat sich bewährt, Termine um 5 Minuten nach der vollen oder halben Stunde zu beginnen. Erfahrungsmäßig sind dann deutlich mehr Teilnehmer pünktlich, da die meisten Termine bis zur vollen oder halben Stunde gehen und auch zwischen virtuellen Meetings noch der Konferenzraum gewechselt oder der Kaffee aufgefüllt werden muss.

Egal ob Führungskraft oder Mitarbeiter, jeder sollte sich gelegentlich Pausen von Technik und der Arbeit nehmen. Durch Smartphones ist es sehr einfach, durchgehend mit seinen Kollegen in Verbindung zu bleiben, doch beim Mittag oder nach Feierabend sollte es auch ruhig aus der Hand gelegt werden.

Als abschließenden Tipp habe ich noch etwas Praktisches. Jeder, der in einer lauten Umgebung an einem Meeting teilnimmt sollte ein Headset verwenden, denn ein schlechtes Audiosignal des Gesprächspartners ist wirklich energieraubend. Auch in solchen Situationen den ‚Stummschalten‘-Button zu aktivieren, wenn man gerade nicht spricht, wirkt Wunder.

Hat virtuelle Zusammenarbeit auch Vorteile?

Ja, durchaus. In virtuellen Meetings fokussiert man sich stärker – sowohl auf das Thema als auch auf die Person. Durch die regelmäßigen Check-Ins nimmt man sich 30 Minuten Zeit für einen Mitarbeiter und kann sich frei austauschen, ohne dass man hinter verschlossenen Türen in einem kleinen Konferenzraum sitzt. Im Büroalltag kommt dieser Austausch häufig zu kurz, denn man sieht sich zwar häufiger, aber meist auf dem Flur oder auf dem Weg zu Terminen mit anderen Kollegen.

Außerdem sind virtuelle Termine kürzer – wir setzen Besprechungen von maximal 2 Stunden an, da alles darüber hinaus wirklich sehr anstrengend ist. Man hat dadurch zwar mehr Termine, aber die sind kürzer und alle Teilnehmer konzentrieren sich aufgrund der begrenzten Zeit auf das wirklich Wesentliche.

Welche Software-Tools können Sie empfehlen?

Aus meiner Erfahrung heraus hat sich Microsoft Teams als vielseitiges und praktisches Kooperations-Tool erwiesen. Es bietet alle Funktionen, die man für virtuelle Teams braucht und ich sehe einen großen Vorteil, in der einfachen Anbindung und Integration anderer Programme wie Outlook, Planner, Word und so weiter.

Slack ist ebenfalls eine gute Applikation für die virtuelle Zusammenarbeit und das gemeinsame Arbeiten an Projekten.

Auch andere Tools, die einen ähnlichen Funktionsumfang haben, wären geeignet. Das wichtigste Kriterium ist die Möglichkeit zur Videotelefonie und -konferenzen. Diese Funktionen sind ein Muss, ohne das effektive virtuelle Zusammenarbeit nicht möglich ist.

Dieser Artikel ist zuerst im IT-Channel vom buchreport erschienen.

(Photo by Djurdjica Boskovic on Unsplash)