Auch aus dem Home-Office heraus müssen digitale Veranstaltungen organisiert, Anmeldungen verwaltet und Feedback eingeholt werden. Sollte für die Anmeldungen noch eine einfache E-Mail reichen (die dann mit reichlich Aufwand weiterverabeitet werden muss): Wie kann man Feedback einholen, wenn man auf persönliche Gespräche und den ausgedruckten Umfragebogen am Ende des Events verzichten muss? Eine praktikable und intuitiv zu bedienende Umfrage-Software bietet Microsoft mit „Forms“ an.

Woher bekomme ich Microsoft Forms?

Microsoft Forms ist in Office 365 bzw. Ihrem Microsoft-Konto enthalten. Es handelt sich um eine sogenannte Web-App, die Sie über den Browser nutzen. Sie müssen keine Software installieren und können sofort mit Ihrem ersten Formular starten! Loggen Sie sich einfach in Ihr Microsoft- oder Office-Konto ein, gehen Sie auf das „App-Startfeld“ links oben und wählen Sie über „Alle Apps“ den Eintrag „Forms“ aus.

Was kann ich mit Microsoft Forms machen?

Sie können Umfrage-Formulare für verschiedene Zwecke erstellen, z. B. für Event-Anmeldungen, Feedback oder Abstimmungen. Das entsprechende Formular konstruieren Sie einfach aus fertigen Bausteinen, die Sie nur noch auswählen müssen. Zusätzlich können Sie

  • das Design anpassen (Farbe und Hintergrundbild),
  • die einzelnen Fragen in Abhängigkeit zueinander setzen,
  • anonyme Umfragen erstellen,
  • Stern-Bewertungen nutzen,
  • Formulare mit Ablaufdatum versehen,
  • Umfrage-Formulare kopieren und wiederverwenden,
  • Ihre Formulare mit Kolleginnen und Kollegen für die gemeinsame Arbeit teilen und
  • Formulare und Einträge löschen, wenn Sie diese nicht mehr benötigen.

Ihre Formulare werden übrigens automatisch an die Bildschirmgröße verschiedener Devices (Desktop oder Smartphone) angepasst, sind also „responsive“. Außerdem können Sie ein Formular auch mehrsprachig erstellen, ohne für jede Sprache ein neues Formular bauen zu müssen.

Wie erstelle ich ein Umfrage-Formular?

Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche „Neues Formular“. Im Browserfenster erscheint nun ein leeres Formular, das Sie nach Ihren Vorstellungen gestalten können. Für jede Frage können Sie nun einen „Frage-Typ“ auswählen: „Auswahl“ (Einzel- oder Mehrfachauswahl möglich), „Text“ (Freitextfeld), „Bewertung“ (z. B. Stern-Bewertung) oder „Datum“. Über den kleinen Lookup-Pfeil gibt es sogar noch einige weitere Bausteine, z. B. „Likert“ (Feedback einholen).

Über die Schaltfläche „Design“ haben Sie die Möglichkeit, Ihr Formular zu personalisieren. Entweder wählen Sie eine Design-Vorlage aus oder Sie erstellen ein eigenes Design, z. B. mit der Hauptfarbe Ihres Unternehmens. Die Farbe können Sie einfach als Hex-Code „Hex #“ eingeben. Auch ein eigenes Hintergrundbild ist möglich.

Mit der Schaltfläche „Teilen“ stellen Sie die Sichtbarkeit des Formulars bzw. den Zugriff auf das Formular ein. Wenn nur Personen innerhalb Ihrer Organisation auf das Formular zugreifen dürfen, müssen sich Ihre Mitarbeiter mit den eigenen Zugangsdaten verifizieren, bevor sie die Umfrage ausfüllen dürfen. Möchten Sie eine externe und/oder anonyme Umfrage erstellen, wählen Sie einfach „Jeder mit dem Link kann antworten“. Sie können entweder den Link zum Formular kopieren und z. B. in Ihre Einladungs-E-Mail einfügen oder Sie binden das Formular auf Ihrer Unternehmens-Website ein (Anmelde-Formulare direkt auf der Event-Landing-Page). Über „Teilen“ haben Sie auch die Möglichkeit, das Formular mit anderen Kolleginnen oder Kollegen aus Ihrer Abteilung zu bearbeiten – versenden Sie dazu einfach den Link „Für Zusammenarbeit teilen“ per E-Mail an berechtigte Personen.

Über die drei Punkte neben der „Teilen“-Schaltfläche können Sie die Abhängigkeiten der einzelnen Fragen einstellen („Verzweigungen“). Damit leiten Sie den Umfrage-Teilnehmer zum Beispiel bei einer bestimmten Antwort auf eine andere Frage weiter, so dass unpassende Fragen ausgelassen werden können. Über den Punkt „Mehrsprachig“ wählen Sie die Sprachen aus, in der das Formular noch verfügbar sein soll. Sie können so jede Antwort des Formulars separat in die weitere Sprache übersetzen. Der Umfrage-Teilnehmer kann dann über ein Lookup-Menü die passende Frage für das Formular auswählen.

Wo kann ich sehen, wer bereits an der Umfrage teilgenommen hat?

Wenn Sie die Antworten Ihres Formulars einsehen möchten, dann öffnen Sie als erstes Ihr Formular in Microsoft Forms. Über den Reiter „Antworten“ sehen Sie auf einen Blick, wie viele Personen an der Umfrage teilgenommen haben. Sie können die einzelnen Antworten entweder direkt im Browserfenster durchklicken oder sich eine Exceldatei mit allen Antworten herunterladen. Diese Exceltabelle beinhaltet zeilenweise die Namen der Umfrage-Teilnehmer (bei nicht-anonymen Umfragen) und deren Antworten. In Excel können Sie die Umfrage weiter bearbeiten und z. B. eine grafische Auswertung mit Diagrammen erstellen.

Unsere Tipps und Tricks im Umgang mit Microsoft Forms

Überlegen Sie sich im Voraus, für welchen Zweck Sie das Formular einsetzen möchten. Notieren Sie, welche Fragen und Antworten Sie vorgeben möchten, ob mehrere Antwortmöglichkeiten akzeptiert oder in welcher Reihenfolge die Fragen bearbeitet werden sollen. Das verschafft Ihnen einen Überblick über das zukünftige Formular. Sie erkennen dann besser, ob Sie an alle Fragen und Antworten gedacht haben und ob die Umfrage in sich geschlossen und logisch aufgebaut ist.

Denken Sie darüber nach, wer Ihre Zielgruppe für die Umfrage ist. Möchten Sie ein internes Meinungsbild einholen oder mit externen Teilnehmern einer Veranstaltung korrespondieren? Innerhalb des eigenen Unternehmens darf zum Beispiel das Hintergrundbild etwas unkonventioneller sein. Für externe Personen sollten Sie allerdings auf ein seriöses Erscheinungsbild für die Umfrage achten. Das erhöht die Teilnahme-Wahrscheinlichkeit.

Nutzen Sie die Funktion der Verzweigungen erst, wenn Sie alle Fragen in Ihr Formular eingefügt haben. So ersparen Sie sich zusätzlichen Aufwand, neue Fragen nachträglich in Abhängigkeit zu den ursprünglichen Fragen zu setzen. In der Vorschau haben Sie auch die Möglichkeit, die Funktion Ihres Formulars zu testen.

Und zu guter Letzt: Prüfen Sie noch einmal die Einstellungen, bevor Sie Ihr Formular teilen bzw. veröffentlichen. Sie können allerdings auch nach Veröffentlichung des Formulars weitere Einstellungen vornehmen. Weitere Anleitungen, Tipps und Tricks finden Sie auch auf der offiziellen Supportseite von Microsoft unter diesem Link: Forms-Hilfe und -Learning. Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit Microsoft Forms!

Ihr knk-Team

PS: Office 365 erhält am 21. April 2020 einen neuen Namen und heißt dann Microsoft 365. Alle Funktionen bleiben weiterhin erhalten, es ändert sich nichts an Ihrem Abonnement!

(Photo by Adeolu Eletu on Unsplash)