Vermutlich kennt jeder die Software „Microsoft Office“, zumindest vom Namen her. Die typischen Standard-Programme für E-Mails, Briefe und Tabellenkalkulation sind Microsoft Outlook, Word und Excel. In unserer zunehmend digitalisierten Welt gehört es zur Normalität, eine gängige Büro-Software zu verwenden. Und dazu gehört Microsoft Office allemal – nur dass sich mittlerweile nicht nur der Name für das neueste Produkt geändert hat, sondern im Gegensatz zu älteren Office-Versionen auch der Umfang des Office-Pakets von Microsoft erweitert wurde. 

 

Kurzer Rückblick: „Office“ damals und „Microsoft“ heute

Erinnern Sie sich? 1995 gab es Microsoft Office 95 als Kaufversion (meist ohne Update-Möglichkeit) in den Paketen „Standard“ (Word, Excel, Powerpoint, ca. 120 DM) und „Professional“ (Word, Excel, Powerpoint, Access, Mail, ca. 200 DM). Um diese Software nutzen zu können, mussten Sie jedoch schon einen „neuen“ 386er PC mit einem 32bit-Prozessor haben – die Preise variierten je nach Ausstattung zwischen 1.000 und 3.000 DM (bei Interesse: PC-Vergleich 1990-2014). Danach schritt die Entwicklung von PC und Software immer schneller voran. Neue Office-Versionen waren teilweise nach einem Jahr schon wieder veraltet. Um die Büro-Anwendungen vernünftig nutzen zu können, musste man fast jedes Jahr ein kostenpflichtiges Software-Update machen. 

Und heute? Nach über 20 Office-Versionen gibt es momentan das installierbare Microsoft Office 2019 als Einmalkauf-Version. Darüber hinaus gibt es „Microsoft 365“ in verschiedenen Abonnement-Paketen, ebenfalls installierbar oder online verwendbar. Der Clou an Microsoft 365 ist allerdings der Paket-Umfang, der seit den Anfängen von Microsoft Office deutlich zugenommen hat und sich nicht mehr nur auf die Standard-Anwendungen beschränkt. Je nach lizenziertem Paket stehen Ihnen folgende Anwendungen (Apps) zur Verfügung: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, OneDrive und Teams (Basis-Apps); Access, Advanced Threat Analytics, Bookings, Cloud App Security, Defender, Edge, Enterprise Mobility + Security, Exchange, Family Safety, Forms, Intune, Stream, To Do, Mobile Apps, MyAnalytics, Planner, Power Apps, Power Automate, Project, Publisher, Microsoft Endpoint Manager, SharePoint, Skype, Skype for Business, Sway, Visio, Whiteboard, Windows, Workplace Analytics und Yammer (Nutzung je nach lizenziertem Paket). 

Wie können Sie von Microsoft 365 profitieren?

Die Office-Suite mit Microsoft Outlook, Word, Excel und PowerPoint bietet Ihnen ein ausgereiftes, über die Jahre verfeinertes Produkt, das auf die tägliche Nutzung und die Büroarbeiten ausgelegt ist. Durch die intuitive Bedienbarkeit aller Programme lassen sich E-Mails, Kalendertermine, Anschreiben, Serienbriefe, Übersichtstabellen, Diagramme und Präsentationen schnell und einfach erstellen. Außerdem können Sie auf eine große Bandbreite verschiedener Vorlagen zurückgreifen, die Ihnen den Büroalltag noch leichter macht. Auch die Zusammenarbeit im Team über Desktop-, Web- und Mobile-App ist unkompliziert möglich. So können z. B. Autoren und Ihr Lektorat in einer Word Online-Version gemeinsam an einem Manuskript arbeiten. 

Über diese bekannten Standard-Programme für eine professionelle Geschäftskorrespondenz hinaus bietet Ihnen Microsoft 365 noch deutlich mehr, nämlich Microsoft Teams, OneDrive und viele weitere Apps, die Sie zusätzlich zu den Office-Programmen installieren können. Besonders interessant für Verlage und Medienunternehmen sind auch diese Microsoft Apps, die wir selbst zusätzlich zu den Standard-Tools einsetzen:  

  • Forms
  • Planner 
  • Power Apps 
  • Power Automate 
  • Stream 
  • To Do 

Forms ist eine Formular-App, mit der Sie Umfragen gestalten oder Feedback einholen können (lesen Sie hierzu auch unseren Blogartikel: Umfragen gestalten und durchführen mit Microsoft Forms). So können Sie z. B. Meinungen in der Programmkonferenz abfragen, Werbekampagnen für Ihre neuen Produkte unterstützen oder Leser-Feedback einholen. Der Planner ist ein Tool, mit dem Team-Aufgaben erstellt und verwaltet werden (Blogartikel: Microsoft Planner Vorstellung & Best Practices). Aufgaben hängen direkt an den Kanälen in Microsoft Teams, können einzelnen Teammitgliedern zugewiesen werden und erscheinen dann in einer eigenen Aufgabenübersicht. Jede Aufgabe kann mit einem Fälligkeitsdatum, einer separat abzuhakenden Liste von Einzelaufgaben und zusätzlichen Notizen versehen werden. 

Power Apps bietet einen Editor, mit dem Sie Ihre eigenen Apps mit Hilfe von Programm-Bausteinen erstellen können. Sie brauchen keine Programmierkenntnisse! Wenn Sie fit in Excel und HTML/CSS sind, reicht dies für die meisten selbsterstellten Anwendungen bereits aus. Dabei ist Ihrer Fantasie keine Grenze gesetzt: Urlaube per App beantragen, Freigaben einholen, Reiseabrechnungen einreichen, Konferenzräume buchen, Event-Anmeldungen abwickeln u.v.m. ist möglich. In Kombination mit Power Automate (früher Flow) können Sie sogar Workflows einrichten, die bestimmte Aktionen auslösen (z. B. E-Mails versenden oder Daten in Tabellen schreiben). Damit lassen sich wiederkehrende Aufgaben oder rein digitale Prozesse automatisieren, so dass manuelles Arbeiten reduziert und Zeit für wichtigere Aufgaben frei wird. 

Stream (Blogartikel: Microsoft Stream – Vorstellung und Best Practices) ist ein Videodienst, der u.a. in Microsoft Teams integriert ist. Wenn Sie ein wichtiges Meeting zur Kampagnenplanung oder Vertriebsabsprachen für fehlende Kollegen/Kolleginnen aufzeichnen möchten, dann reicht ein Klick auf den Aufnahme-Button. Stream erstellt automatisch ein Video und lädt dies zunächst nur in Ihren privaten Videobereich hoch. Von dort haben Sie die Möglichkeit, das Video für bestimmte Personen, Teams oder auch unternehmensweit freizugeben. Microsoft To Do ist ein Aufgaben-Tool, mit dem man persönliche Aufgaben organisieren kann (sozusagen der digitale private Notizzettel). Im Gegensatz zum Planner ist To Do auf dem eigenen PC installierbar. Man kann die persönlichen (auch wiederkehrenden) Aufgaben in Listen verwalten und Listen bei Bedarf mit verschiedenen Personen gemeinsam bearbeiten (z. B. Einkaufslisten). 

Welche Vorteile hat Microsoft 365 im Abo?

Alle wichtigen Büroarbeiten lassen sich mit den Microsoft-Produkten problemlos durchführen. Darüber hinaus gibt es diverse Apps in den Abo-Paketen, die insgesamt die Zusammenarbeit im Unternehmen vereinfachen, automatisieren und optimieren. Vorteilhaft sind vor allem das toolübergreifende Arbeiten innerhalb des Microsoft Portfolios (Kompatibilität der Einzel-Tools) und die intuitive Bedienbarkeit der einzelnen Programme. Gemeinsame Daten aus einer Datenquelle (z. B. Dynamics 365) lassen sich von verschiedenen Microsoft Apps unterschiedlich nutzen, von Excel bis hin zu Business-Analysen mit Power BI. Die Team-Kommunikation ist quasi von überall aus zu bewerkstelligen, denn die Mobile Apps sind auch für iOS und Android verfügbar; die einzige Voraussetzung ist ein Internetzugang. Darüber hinaus ist die Abo-Variante in punkto Sicherheit zu empfehlen, denn Sie erhalten regelmäßig Updates ohne Aufpreis. 

Wenn Sie mehr über die einzelnen Produkte von Microsoft wissen möchten, schreiben Sie uns doch einfach: Zum Kontaktformular. Ihre Anfrage wird ganz klassisch mit Outlook verarbeitet 😊 

(Photo by Mika Baumeister on Unsplash)