Die knk Gruppe verrät Börsenblatt-Lesern und Vertretern der Verlags- und Medienbranche, wie man die Arbeitsfähigkeit eines Teams aufrecht erhalten kann, wenn man außerhalb des Büros arbeiten muss.

Aufgrund der aktuellen Entwicklungen erhöht sich die Wichtigkeit des mobilen Arbeitens außerhalb des Büros rasant. Als Software- und Beratungsunternehmen, das über mehrere Standorte hinweg arbeitet, haben wir bereits viel Erfahrung mit dem mobilen Arbeiten. Unsere Erfahrungen in diesem Bereich haben wir nun im Rahmen einer FAQ-Session mit Vertretern der Verlags- und Medienbranche geteilt. Unsere Tipps zu technischen Aufgabenstellungen und Anforderungen, die wir den Teilnehmern an die Hand gegeben haben, um die Arbeitsfähigkeit Ihrer Teams aufrecht zu erhalten, möchten wir nun auch Ihnen zur Verfügung stellen.

Die Ratschläge unserer Experten können Sie daher ab sofort in dem folgenden Interview nachlesen. Alternativ können Sie sich auch die Aufzeichung der FAQ-Session ansehen.

Sie fragen – wir antworten

TEILNEHMER: Sie benutzen Teams als Kollaborations-Tool. Wann verwenden Sie normale Teams-Besprechungen und wann ein Live-Event wie dieses?

knk TEAM: Normale Teams-Besprechungen verwenden wir, wenn wir uns untereinander abstimmen wollen, also die Teilnehmer interagieren und miteinander reden. Live-Events wiederum verwenden wir für Schulungen und Präsentationen. Indem der Produzent entscheidet, zu welchem Zeitpunkt eine Frage gestellt wird, verhindert man einen sprachlichen Wildwuchs. Der Produzent ist der Organisator und Koordinator des Liveevents, der es dem Referenten ermöglicht, sich ausschließlich auf seinen inhaltlichen Beitrag zu konzentrieren.

TEILNEHMER: Bei Teams kann man auch Personen außerhalb des Unternehmens Zugriff auf ein Team gewähren. Wie gehen Sie mit der Teilnahme von externen Partnern oder Kunden in Teams um? Haben Sie hier Best Practices?

knk TEAM: Es gibt zwei verschiedene Arten, um in Teams mit externen Partnern zusammenzuarbeiten: Zum einen besteht die Möglichkeit, andere Konten als Gäste hinzuzufügen. Allerdings kann man auch anonym ohne Konto einladen. Zum anderen empfiehlt es sich bei einer aktiven und regelmäßigen Zusammenarbeit, ein Gäste-Konto zu erstellen. So wie man auch interne Teilnehmer einlädt, kann man über die E-Mail-Adresse jemanden als Gast einladen, der dann auch aktiv mitarbeiten kann.

TEILNEHMER: Welche Tools nutzen Sie zusätzlich zu Teams und für welche Zwecke?

knk TEAM: Wir verwenden eine Vielzahl an weiteren Tools. In Bezug auf das Arbeiten aus dem Homeoffice ist es überwiegend TeamViewer. Im Supportfall lässt es sich schnell und einfach, ohne vorherige Installation starten und ist damit gut geeignet für Kollegen im Homeoffice oder auch Kunden. Des Weiteren wird bei jedem neuen Start im Supportfall ein neues Passwort für TeamViewer generiert. Wenn also ein Kunde aktiven Support benötigt und ich auf sein System gehe, habe ich nicht jedes Mal wieder direkt Zugriff, sondern der Kunde muss mir aktiv sein Passwort geben.

Möchte ich andererseits auf einen Arbeitsplatz in der Firma zugreifen, habe ich ein starkes Kennwort hinterlegt und eine Whitelist, so dass nur ich auf meinen Arbeitsplatz komme.

Andere Tools, die wir nutzen, wären zum Beispiel Webex von Cicso. Auch allgemein die Office 365-Palette eignet sich gut für das mobile Arbeiten.

TEILNEHMER: Wir haben keine Terminalserver und nur feste Arbeitsplatzrechner im Unternehmen. Mit welcher Lösung kommen wir hier am schnellsten in einen arbeitsfähigen Zustand aus dem Homeoffice?

knk TEAM: Am schnellsten würde man über TeamViewer in einen arbeitsfähigen Zustand kommen. Aufgrund der aktuellen Situation bietet TeamViewer derzeit sogar eine kostenfreie Version an.

Dafür muss TeamViewer zunächst als Host auf dem Arbeitsplatzrechner installiert werden. Anschließend kann dann der unbeaufsichtigte Zugriff mit einem starken Kennwort aktiviert werden. Ich empfehle eine Mindestlänge von 12 bis 14 Buchstaben. Das Passwort sollte neben Buchstaben auch aus Zahlen und Sonderzeichen bestehen. Zusätzlich sollte in den Einstellungen von TeamViewer eine Whitelist aktiviert und ein TeamViewer-Konto hinterlegt werden, damit auch wirklich nur der Mitarbeiter auf den entsprechenden Rechner Zugriff erhält.

Durch die Kombination aus Whitelisting und Kennwort hat man eine doppelte Sicherheit.

TEILNEHMER: In Ihrem Artikel steht „Der Terminalserver sollte wie jeder andere Server an die vorhandene Backup-Lösung eingebunden werden.“ Wie oft sollen wir diesen Ihrer Meinung nach sichern?

knk TEAM: Das Wichtigste an einem Backup ist, dass ich in einem Fehlerfall schnellstmöglich wieder in einen arbeitsfähigen Zustand komme.

Ich muss mir immer die Frage stellen, für welchen Zeitraum ich einen Verlust meiner Daten in Kauf nehmen kann. Wenn ich den Terminalserver nur als Ausgangspunkt verwende, um auf andere Systeme zu kommen, reicht es ihn einmal am Tag zu sichern, da sich auf dem Server nichts verändert. Wenn ich allerdings meine geschäftlichen Daten auch auf dem Terminalserver abspeichere und er geschäftskritische Daten enthält, sollte man ihn möglichst permanent durch eine Backup-Lösung absichern.

Dementsprechend hängt es von der Gebrauchssituation ab, wie oft sich ein Backup empfiehlt. Wenn Sie das Risiko des Datenverlusts reduzieren möchten, sollten Sie ihn möglichst oft sichern.

TEILNEHMER: Wie organisieren Sie als IT-Abteilung die Rückmeldung an die Mitarbeiter?

knk TEAM: Wir haben ein internes Ticketsystem, aber die interne Kommunikation findet hauptsächlich über Microsoft Teams statt. Dort arbeiten wir mit verschiedenen Teams und Kanälen, über die wir die Mitarbeiter informieren. Auch innerhalb von Abteilungen oder Projekten kommunizieren wir miteinander über dieses Tool. Dementsprechend kommen Rückmeldungen hauptsächlich per Chat, per Kanalmitteilung oder einer der Besprechungen, die wir mehrmals am Tag haben.

TEILNEHMER: Welche Infos aus der IT-Abteilung teilen Sie über Teams an das ganze Unternehmen? Haben Sie ein paar Beispiele?

knk TEAM: Als IT-Abteilung haben wir in Teams beispielsweise einen Kanal, über den wir ganz pragmatisch über Wartungsarbeiten informieren, aber auch wie in der heutigen Situation die Leitfäden für VPN-Verbindungen und das Arbeiten von zu Hause über Terminalverbindungen funktioniert. Hier informieren wir außerdem darüber, wie wir zu erreichen sind oder über die Neueinführung von Tools.

TEILNEHMER: Gibt es Best Practices bei der Einrichtung einer VPN?

knk TEAM: Durch die Vielfalt von VPN-Software auf dem Markt ist es schwierig Best Practices zu benennen. Wichtig ist, dass es eine gesicherte Variante ist, denn nicht alles was als VPN betitelt ist, ist auch wirklich ein Virtual Private Network. Beispielsweise kann man immer noch für Geräte ein PPTP VPN einrichten, was allerdings schon länger als unsicher gilt.

Man sollte sich also vorher informieren, dass man sich ein VPN einrichtet, die den aktuellen Sicherheitsstandards entspricht. Besteht die Möglichkeit die Einführung und Einrichtung sorgfältig zu planen, empfiehlt sich auch die Verwendung einer 2-Faktor-Authentifizierung. Außerdem sollte man sich die Möglichkeit offenlassen, ein VPN überwachen oder trennen zu lassen, sollte es dort zu einem Verlust des Kennwortes kommen.

TEILNEHMER: Was müssen die Mitarbeiter und die IT beachten, wenn das Passwort im Homeoffice abläuft?

knk TEAM: Ich würde empfehlen, dass die IT hier in Erinnerung ruft, dass sie bei diesem Prozess unterstützen kann. Gerade von zu Hause aus, haben manche Mitarbeiter Probleme ihr Kennwort zu ändern, doch ich rate davon ab, den Kennwortwechsel abzuschaffen, da es immer unsicherer wird, je länger es aktiv ist.

Verwendet man sowieso zusätzlich einen zweiten Faktor zur Anmeldung, wie z.B. eine SMS oder eine Authenticator-App, kann man darüber nachdenken den Zeitraum zu verlängern, aber eine Abschaffung des Kennwortwechsels kann ich nicht empfehlen.

Um das Ganze zu erleichtern, erhalten unsere Mitarbeiter eineg Erinnerung darüber, dass ihr Passwort bald ausläuft, um das Ablaufen frühzeitig verhindern zu können.

TEILNEHMER: Welche Quellen nutzen Sie für die Recherche bei auftretenden Fehlern oder Umsetzungs-Inspirationen?

knk TEAM: Bei auftretenden Fehlern nutzen wir hauptsächlich das TechNet, da die meisten Tools, die wir einsetzen, von Microsoft kommen.

Zur Umsetzung oder auch Inspiration recherchieren wir auch gerne auf den Microsoft Blogs, da sich dort auch Hinweise und Erfahrungswerte von anderen Microsoft-Partnern finden lassen. Microsoft liefert beispielsweise bei Teams manche Features stufenweise aus, so dass es sein kann, dass manche Partner manche Features etwas früher erhalten.

Ein wichtiges Tool bei Fehlern ist auch der Office 365 Admin Bereich, da Microsoft hier oft bereits frühzeitig über Einschränkungen informiert und auf dem Laufenden hält.

(Photo by Jon Tyson on Unsplash)