Livestreams ermöglichen es Zuhörern Events online mitzuverfolgen: von jedem beliebigen Ort, mit jedem beliebigen Gerät. Mit den in Microsoft Teams integrierten Liveereignissen können auch Sie Ihre Veranstaltungen digitalisieren und den Teilnehmern im Anschluss unkompliziert eine Aufzeichnung on-demand zur Verfügung stellen.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eigene Live-Events in Microsoft Teams organisieren, durchführen und nachbereiten, anhand der folgenden fünf Schritte:

1. Schritt: Planen eines Liveereignisses

Wenn Sie ein Live-Event organisieren möchten, können Sie dieses in Microsoft Teams auf die gleiche Weise planen wie eine reguläre Teams-Besprechung. Das Live-Event erscheint dadurch direkt in den Kalendern der Referenten. Bei der Erstellung wird ein Teilnehmerlink generiert, welcher im Anschluss nur noch an die Teilnehmer versendet werden muss.

Wir empfehlen Ihnen daher bereits im Vorfeld, neben dem konkreten Datum und der Uhrzeit, die Rollen Produzent und Referent sowie den Teilnehmerkreis (intern, extern) zu definieren. Außerdem sollten Sie sich darüber Gedanken machen, ob Sie das Event aufzeichnen lassen und Fragen zulassen möchten. Sobald das Event gestartet wurde, können Sie die Einstellungen zur FAQ nicht mehr anpassen.

2. Schritt: Erstellen eines Liveereignisses

Wenn Sie die Parameter Ihres Live-Events definiert haben, dann führen Sie die nachfolgenden Schritte durch, um das Live-Event zu erstellen:

  • Klicken Sie in Teams auf der linken Seite der App auf das Kalendersymbol für „Besprechungen“ und klicken Sie dann oben rechts auf das Dropdown-Menu „Neue Besprechung“. Hier wählen Sie bitte die Option „Liveereignis“ aus.

  • Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie die Details des Live-Events (Besprechungstitel, Datum und Uhrzeit sowie eine Beschreibung) hinterlegen können. Außerdem laden Sie an dieser Stelle bis zu 250 Referenten[1] und Produzenten[2]. Bestätigen Sie Ihre Eingabe anschließend mit „Weiter“.

Hinweis: Wir empfehlen neben Ihnen mindestens eine weitere Person als Referent oder Produzent einzuladen, damit diese bei der Moderation der Fragen unterstützen kann. Die Rolle einer eingeladenen Person ist standardmäßig als Referent hinterlegt. Dies kann aber im Nachhinein über das Drop-Down Menü angepasst werden.

  • Als nächstes haben Sie die Möglichkeit, die Berechtigungsstufen der Teilnehmer für das Liveereignis festzulegen. Hier gibt es 3 Optionen:
    • Personen und Gruppen: Das Ereignis kann nur von Personen, Kontaktgruppen oder Office 365-Gruppen überwacht werden.
    • Organisationsweit: Jeder in Ihrer Organisation kann das Liveereignis ansehen. Hierfür ist allerdings eine Anmeldung erforderlich.
    • Öffentlich: Das Liveereignis ist für alle zugänglich. Diese Option verwenden Sie nur, wenn die meisten Teilnehmer von außerhalb Ihrer Organisation stammen. Für die Teilnahme ist keine Anmeldung oder Teams-Lizenz erforderlich.

  • Anschließend können Sie noch verschiedene Einstellungen für die Produktion des Liveereignisses vornehmen. Die meisten der Optionen werden standardmäßig ausgewählt, können aber nun noch entfernt werden. Folgende Möglichkeiten gibt es:
    • Aufzeichnung verfügbar für Produzenten und Referenten: Durch diese Option können Produzenten und Referenten die Aufzeichnung des Events bis zu 180 Tage nach dem Event herunterladen.
    • Aufzeichnung für Teilnehmer verfügbar: Wählt man diese Option aus, so erhalten alle Teilnehmer die Möglichkeit, das Video für 180 Tage erneut anzusehen. Um diese Video-on-Demand Funktion zu nutzen, muss der Teilnehmer lediglich erneut auf seinen Teilnahmelink klicken.

Achtung: Teilnehmer können auch zu diesem Zeitpunkt noch Fragen im Chat stellen. Diese werden aber nicht beantwortet, da die Produzenten keine Info darüber erhalten, dass neue Fragen eingegangen sind, wenn das Live-Event bereits stattgefunden hat.

  • Untertitel: Sofern Untertitel gewünscht sind, kann man diese Option auswählen. Hierfür gibt man zunächst die gesprochene Sprache der Referenten an, gefolgt von der Sprache, in die die Unterhaltung übersetzt werden soll.

Tipp: Die Übersetzung funktioniert am besten, wenn die Referenten langsam, klar und deutlich sprechen.

  • Bericht für Teilnehmerengagement: Mit dieser Auswahl werden die Teilnehmerdaten (E-Mail-Adresse und ein Zeitstempel für das Ein- und Ausloggen aufgezeichnet. Anonyme Teilnehmer werden nicht getrackt.
  • F&A (=Fragen und Antworten): Ermöglicht den Teilnehmern mit den Produzenten & Referenten über den Chat zu interagieren. Die gestellten Fragen können von den Referenten beantwortet und für alle Teilnehmer veröffentlicht werden.

  • Sobald Sie alle Einstellungen getroffen haben, können Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf den Button „Planen“ bestätigen. Daraufhin erhalten alle eingeladenen Referenten und Produzenten einen Termin in ihrem Kalender.

Hinweis: Die getroffenen Einstellungen können auch im Nachhinein noch angepasst werden. Hierfür klickt man auf den Termin direkt im Teams Kalender und anschließend unten rechts auf „Bearbeiten“.

3. Schritt: Einladung versenden

Um Teilnehmer zu dem Live-Event einzuladen, benötigen Sie lediglich einen Teilnehmerlink. Diesen können Sie abrufen, in dem Sie ihren Kalender in Teams öffnen und auf den Eintrag des Events klicken. Dort haben Sie dann die Möglichkeit, den Link abzurufen:

Anschließend können Sie den Link über das Medium Ihrer Wahl verteilen: senden Sie ihn beispielsweise in einem Teams-Kanal, einer E-Mail, einer Website wie SharePoint oder versenden Sie eine Kalendereinladung aus Outlook-Einladung oder einem anderen E-Mail-Programm Ihrer Wahl.

Ihre Teilnehmer können das Ereignis dann direkt in Teams verfolgen – in der Desktop-App (Windows oder Mac), im Web oder am Handy. Teilnehmer, die keinen Microsoft Teams-Account haben, können sich auch anonym über einen Browser (Chrome, Firefox oder Edge) einwählen.

4. Schritt: Durchführung des Liveereignisses

Um ein Liveereignis als Referent oder Produzent durchzuführen, öffnet man zunächst den Kalender in Teams, wählt das Live-Event aus und klickt auf teilnehmen. Bevor sich das Event öffnet, kann man nun die Einstellungen für das Mikrofon und die Kamera anpassen. Bestätigt wird die Eingabe mit einem Klick auf „Jetzt teilnehmen“.

Durchführung des Events als Referent:

Als Referent hat man nun die Möglichkeit alle anderen Referenten zu sehen, seinen Bildschirm zu teilen und eingehende Fragen der Teilnehmer zunächst zu lesen und anschließend zu veröffentlichen. Außerdem kann man selbst Ankündigungen machen und die Steuerung anfordern, um beispielsweise die geteilte PowerPoint weiterzuklicken.

Durchführung des Events als Produzent:

Als Produzent hat man die Möglichkeit entweder Bildschirminhalte oder Video-Inhalte von sich selbst bzw. einem Referenten des Events zu teilen. Da Produzenten für das Ausspielen der Inhalte verantwortlich sind, verfügen sie über eine andere Ansicht als Referenten oder Teilnehmer. Die verschiedenen Funktionen werden nun erklärt:

  • Kamera teilen: Um mit den Teilnehmern das Bild der eigenen Videokamera zu teilen, wählen Sie am unteren Rand des Bildschirms Ihren Kamera Einzug aus, um ihn in der Warteschlange (auf der linken Seite) anzuzeigen, bevor Sie ihn an das Live-Ereignis (auf der rechten Seite) senden.
  • Bildschirm teilen: Wenn Sie Ihren Desktop oder ein Fenster teilen möchten, wählen Sie unten rechts „Teilen“ aus und klicken Sie dann auf den Inhalt, den Sie freigeben möchten. Sofern Sie das Teilen beenden möchten können Sie an der gleichen Stelle auf den Button „Teilen beenden“ klicken.
  • Inhalte Live senden: Um Inhalte (Kamera oder geteilte Bildschirme) aus der Vorschau an das Live Ereignis zu senden, klicken Sie auf den Button „Live schalten“ unter dem Bildschirm der Warteschlange. Auf der linken Seite unter dem Warteschlangen Fenster können Sie zusätzlich auswählen, ob sie einen Inhalt oder einen Split-Screen teilen möchten.
  • Live-Event starten: Wählen Sie „Start“ aus, um die Live Übertragung für Ihre Teilnehmer zu starten.

Hinweise: Schalten Sie alle Referenten stumm, die nicht aktiv sprechen. Wenn Sie nicht stumm geschaltet sind, werden Ihre Audiofunktionen an die Teilnehmer übertragen.

Es gibt eine Verzögerung von 15 bis 60 Sekunden ab dem Zeitpunkt, zu dem ein Mediendatenstrom gesendet wird, wenn Teilnehmer ihn sehen.

Wenn Sie die Freigabe von Video oder Inhalten beenden (beispielsweisedurch ausschalten Ihrer Kamera), wird jeder sehen, dass Live-Ereignisse in einem Moment wieder aufgenommen werden.

  • Mikrofon stummschalten: Als Produzent haben Sie die Möglichkeit, alle Mikrofone stummzuschalten. Diese können dann von den Referenten angeschaltet werden, sobald sie an der Reihe sind.
  • Besprechungschat: Den Inhalt dieses Chats können nur Referenten und Produzenten sehen. Sie können den Chat einblenden, in dem Sie auf das Symbol mit der Sprechblase und den Linien, oben rechts im Fenster, klicken.
  • Fragen & Antworten: Über diesen Chat können Sie die eingehenden Fragen der Teilnehmer einsehen, direkt beantworten und für alle veröffentlichen. Außerdem können Sie selbst Ankündigungen machen, die an alle Teilnehmer gesendet werden.

Tipp: Nutzen Sie die Chat-Funktion doch als aktiven Kommunikationskanal. Der Moderator des Live-Ereignisses kann hierfür nicht nur ankündigen, dass Fragen im Chat gestellt werden können sondern auch den Link zur Aufzeichnung oder aber zum Feedbackfragebogen versenden. Hierfür gibt es die Ankündigungsfunktion, die an alle Teilnehmer gesendet wird.

  • Live-Event beenden: Um das Ereignis zu beenden, wählen Sie „Ende“ aus.

Hinweis: Nachdem das Live-Ereignis beendet wurde, kann es nicht neu gestartet werden.

Die wichtigsten, zuvor genannten Funktionen, werden in den nachfolgenden Screenshots noch einmal hervorgehoben:

5. Schritt: Verwalten der Aufzeichnung und Berichte

Sobald ein Ereignis vorüber ist, können Referenten & Produzenten die folgenden Aktionen für die Aufzeichnung und die zugehörigen Berichte ausführen (sofern Sie konfiguriert wurden):

  • Aufzeichnung des Liveereignisses im mp4-Format
  • F&A-Bericht des Liveereignisses in einem Excel-Dokument
  • Bericht zu Teilnehmerengagement in einem Excel-Dokument
  • Protokoll des Liveereignisses (Untertiteldateien in der gesprochenen und übersetzen Sprache) als vtt-Datei

Um die Berichte abzurufen und zu verwalten, klickt man zunächst auf das Kalendersymbol in Teams, wählt das Live-Event aus und wechselt zum Abschnitt Ereignis Ressourcen.

Neben dem Herunterladen der Berichte und Aufzeichnungen haben die Organisatoren zudem die Möglichkeit, die Verfügbarkeit des Videos-on-Demand für Teilnehmer zu deaktivieren, alle Dateien zu aktualisieren bzw. zu löschen.

Key Takeaways

Achten Sie für ein erfolgreiches Live-Event besonders auf die folgenden Punkte:

  • Überlegen Sie sich Ihre Anforderungen im Vorfeld und definieren Sie Ihre Parameter beim Erstellen bereits so genau wie möglich. Denken Sie daran, Ihren Teilnehmerkreis und -berechtigungen einzustellen, bevor Sie die Einladungen über Ihren bevorzugten Kommunikationskanal teilen.
  • Der Produzent muss zum gegebenen Zeitpunkt die zu teilenden Inhalte live schalten. Außerdem sollte er die Stummschaltung der Mikrofone im Auge behalten und die Fragen im Chat moderieren oder weitergeben, sofern es keinen zusätzlichen Moderator für die Fragen gibt. Ist ein Live-Event einmal beendet, kann es nicht erneut gestartet werden.
  • Um nach einem Live-Event die dazugehörige Aufzeichnung und Berichte abzurufen, öffnen Sie den Termin, um Zugriff auf die Liveereignisressourcen zu erhalten. Hier können Sie außerdem die Verfügbarkeit des Videos on-Demand aktivieren und deaktivieren, sowie die Dateien aktualisieren oder löschen.

In den nächsten Tagen möchten wir unsere internen Erfahrungen mit digitalen Live-Events mit Ihnen teilen.  Im Zuge des Webinars möchten wir Ihnen noch einmal vermitteln, was Liveereignisse sind, Sie mit den Grundfunktionen vertraut machen und über unsere Erfahrung mit digitalen Konferenzen und Formaten berichten.

Das Webinar findet am 24. April um 11 Uhr statt. Klicken Sie hier, um sich zu anzumelden.

 

Sollten Sie darüber hinaus noch weitere Fragen zu Lizenzen und deren Nutzung haben oder Unterstützung bei der Einrichtung benötigen, kontaktieren Sie uns gerne per E-Mail unter knkServices@knk.com.

 

[1] Referenten = moderieren das Event, können sprechen oder ihren Bildschirm teilen

[2] Produzenten = steuern die Ausgabe der Inhalte, überwachen die eingehenden Fragen und können auch sprechen oder ihren eigenen Bildschirm teilen

(Photo by NordWood Themes on Unsplash)