Benimmregeln klingen irgendwie angestaubt und nach Tanzschule. Tatsächlich sorgen Regeln aber – wie im Straßenverkehr – für ein reibungsloses Miteinander sowie eine entspanntere und effektive Kommunikation. 

Pünktlichkeit 

Wie bei Vor-Ort-Terminen gilt auch bei Remote-Sessions, dass sich alle Teilnehmer rechtzeitig einfinden. Wer sich verspäten muss, sollte im Chat des Termins eine kurze Nachricht posten. Wer ein paar Minuten früher in der Konferenz ist, kann sich in dieser Zeit auch schon mal kurz privat Austauschen – ein Aspekt, der in Zeiten ohne persönlichen Kontakt nicht zu unterschätzen ist! 

Wer zu spät kommt … 

den bestraft nicht unbedingt das Leben, aber derjenige sollte sich zunächst stumm schalten, um nicht zu stören. Meist kann man die Teilnehmer ohnehin sehen, so dass ein lautes „Hallo – jetzt hab ich’s auch geschafft!“ entfallen kann. 

Mikrofon 

Hintergrundgeräusche stören in Video-Konferenzen deutlich mehr als in Vor-Ort-Terminen – und man produziert mehr davon als man glaubt! Ein sonst unbemerktes Schnaufen wird leicht mal zum „Geräusche-Overkill“. Deshalb sollten alle Teilnehmer darauf achten, dass sie standardmäßig stummgeschaltet (gemutet) sind und sich nur entmuten, wenn sie etwas sagen möchten. Unsere Empfehlung: Teilnehmerliste einblenden und dort auch immer mal kontrollieren, ob man selbst gemutet ist. Zum schnellen Umschalten gibt es meist eine Tastenkombination (im Microsoft Teams ist das Strg + Umschalt + M).  

Ins Gespräch eingreifen 

Wie in einem Vor-Ort-Termin gilt in Video-Konferenzen auch: Ausreden lassen! Oder wenn man eingreifen möchte, sollte das hier mit einem einleitenden Satz passieren, etwa „Darf ich hier kurz einhaken?“, damit eventuelle Verzögerungen bei der Übertragung ausgeglichen werden. Wenn sich mehrere Teilnehmer gleichzeitig zu Wort melden, kann man sich schnell einigen, wer dran ist. 

Kamera an? 

Es empfiehlt sich, firmenweit eine Regel für den Umgang mit Webcams zu treffen. Unserer Erfahrung nach, ist der Unterschied zwischen einer reinen „Tonspur“ und einer sichtbaren Mimik und Gestik enorm. Es ist also hilfreich, die Kamera angeschaltet zu haben. Aber natürlich gibt es vielfältige Gründe dafür, die Kamera ausgeschaltet zu lassen. Diese können von mangelnder Bandbreite bis zu persönlichen Gründen reichen. Niemand sollte sich dafür rechtfertigen müssen. Unser Vorschlag ist daher, dass diejenigen, die die Kamera auslassen, das zu Beginn des Meetings ohne Begründung kurz sagen. Microsoft Teams bietet die Funktion “Hintergrund weichzeichnen” mit der sich auch Bewegungen hinter dem Teilnehmer gut kaschieren lassen. 

Konzentration 

Wie auch in Vor-Ort-Terminen ist es störend, nebenbei mal eine E-Mail zu Ende zu schreiben. Auch mal kurz Facebook checken oder nebenbei essen stört erheblich. Falls irgendetwas unaufschiebbar sein sollte, kann man kurz die Kamera ausschalten. 

Störfaktoren 

Wie im richtigen Leben, können auch in Video-Konferenzen manchmal Pannen auftreten. Weil diese nun oft im Home-Office stattfinden, hat sich das Spektrum der möglichen Überraschungen deutlich erweitert und enthält nun auch weinende Kinder, bellende Hunde oder klingelnde Paketboten. Vermeidbare Störfaktoren wie klingelnde Handys sind aber unbedingt auszuschalten! Alles andere kann mit einer (auch sonst hilfreichen) Portion Humor und Gelassenheit gemeistert werden. 

Fazit

Allgemeine Regeln der Höflichkeit, stummschalten wenn man nichts sagt und eine Konvention zum Umgang mit der Kamera schaffen einen guten Rahmen für effektive und entspannte Video-Konferenzen! 

(Photo by Paul Hanaoka on Unsplash)