Seit Beginn letzten Jahres hat das Corona-Virus weltweit zu massiven Veränderungen in allen Lebensbereichen geführt. Das gesellschaftliche Leben, soziales Miteinander und natürlich auch die Gesamtheit der wirtschaftlichen Prozesse sind davon betroffen. Für Unternehmen ergaben sich durch die Pandemie neben allen negativen Aspekten jedoch auch Chancen. Bestehende Prozesse mussten angepasst und überprüft werden, die digitale Transformation erhielt einen deutlichen Schub! Aus „Nice-to-have“ und „Kann-Optionen“ wurde ein „Muss“!

Im Bereich Kommunikation – ob intern oder mit Kunden und Dienstleistern – wurden Prozesse in kürzester Zeit völlig neu aufgesetzt, ganz einfach, weil dies zur absoluten Notwendigkeit geworden war. Wo möglich, findet Kommunikation heute digital und unter Vermeidung persönlicher Kontakte statt. Für die Arbeitswelt bedeutet das eine tiefgreifende Veränderung bei der ich zwei wesentliche Aspekte sehe: Erstens, digitale Kommunikation kann nur dann gut funktionieren, wenn wirklich digital gehandelt wird und die IT-Infrastruktur nahtlos ineinandergreift. Und zweitens, die Art der Kommunikation, ja eigentlich die gesamte Weise wie „Arbeit“ gedacht wird, muss sich anpassen, die Eigenständigkeit, Selbstständigkeit und Kreativität jedes Mitarbeitenden wird durch digitale Prozesse gefördert.

Prozesse überdenken und digital neu aufsetzen

Wie bereits erwähnt, erfuhr die Digitalisierung im Unternehmen eine erhebliche Beschleunigung hauptsächlich aufgrund ihrer plötzlich dringlich gewordenen Notwendigkeit. „Haben wir schon immer so gemacht“ und „Könnte man einmal drüber nachdenken“ waren praktisch über Nacht keine Optionen mehr.

Digitale Kommunikationstools mussten ausgewählt und implementiert werden, Home-Office Arbeitsplätze ausgestattet und mobile Zugänge ermöglicht werden. In diesem Handlungsdruck offenbarten sich dann oft Versäumnisse der Vergangenheit: Sei es doppelte Datenhaltung, fehlende Remote-Zugänge oder veraltete Hardware.

Die Chancen, die sich aus dem „Must-Have“ ergaben und weiterhin ergeben überwiegen jedoch bei weitem und es lohnt sich, den einmal eingeschlagenen Weg einer digitalen Transformation weiter zu verfolgen.

Prozesse können dabei verschlankt oder gar als obsolet erkannt werden, Medienbrüche in der Datenhaltung (drei verschiedene Formate und dann noch zweimal ausgedruckt) werden aufgespürt und behoben und auch „weiche“ Faktoren, wie die Angst vor Neuerungen, lassen sich besser handeln, weil das letzte Jahr Erkenntnisgewinn gefördert hat.

Die Initiative für weitere Digitalisierungsschritte und die Beibehaltung neuer Workflows und Prozesse auch nach der Pandemie kann nur im Unternehmen selbst entschieden werden. Bei der Umsetzung unterstützen wir dabei – als Partner einer digitalen Transformation – bei jedem Schritt.

Kontrolle ist gut – Vertrauen ist besser

Laut einer Sonderstudie der Bertelsmann-Stiftung zum Thema „Corona und Arbeitswelt“ gehen zwei Drittel der befragten ExpertInnen von einer „Auflösung des Büroalltags“ auch nach Pandemie-Zeiten aus. In Abstimmung mit dem Team wird vielleicht auch zukünftig jeder selbst entscheiden, wo eine Aufgabe am besten erledigt werden kann. Für hierarchische und auf Präsenz-Kultur ausgerichtete Unternehmen eine gravierende Umstellung aber eben vielleicht auch ein „Aufräumen“. Knapp die Hälfte der Befragten in oben genannter Studie nehmen an, dass sich die Führungskultur von Kontrolle hin zu Vertrauen wandeln wird.

Dass dies auch erhebliche Auswirkungen auf die interne Kommunikation hat, liegt auf der Hand. Digital zu kommunizieren hat eben nicht nur technische Aspekte, sondern bedeutet auch, neue Regeln und Abläufe zu integrieren. Wir alle haben im letzten Jahr dazu viel gelernt und letztendlich festgestellt: Die Kommunikation ist schneller und einfacher geworden, Meetings dauern durchschnittlich kürzer und sind im Ergebnis besser.

Im Blick auf Digitalisierung und Prozessoptimierung hat sich die Krise als Chance erwiesen, festgefahrene Abläufe zu hinterfragen, Workflows neu zu denken und von kleinteiliger Planung zu einer strategischen Ausrichtung zu kommen.

(Photo by William Iven on Unsplash)