In diesen von Remote-Arbeit und Veränderung geprägten Zeiten ist der persönliche Austausch untereinander besonders wichtig. Eine Möglichkeit Informationen schnell zu streuen, sind Livestreams, die in der Vergangenheit häufig mit zusätzlich Kosten, viel Zeit und Ressourcen verbunden waren. Live-Events (Livestreams) in Microsoft Teams eröffnen nun neue Wege, um die Reichweite schnell und flexibel zu vergrößern: 

Für Live-Events eignen sich zum Beispiel Formate wie Videomarketing, Mitarbeiterversammlungen, Pressekonferenzen, Aktionärsversammlungen, Ad-hoc Veranstaltungen oder Jahresabschlussfeiern. Der Vorteil ist, dass die Events von jedem beliebigen Ort, mit jedem beliebigen Device bequem online mitverfolgt und Hunderte oder gar Tausende von Teilnehmern bzw. Mitarbeiter erreicht werden können, über den Versammlungsraum hinaus! 

Mit unserer Praxisbeispielen zu Live-Events in Microsoft Teams möchten wir Sie unterstützen, Ihre eignen Veranstaltungsformate zu digitalisieren. 

 Doch beginnen wir erst einmal mit den Begrifflichkeiten: 

Abgrenzung der Begriffe Microsoft Teams, Besprechungen und Live-Events

Microsoft Teams

Microsoft Teams kann als eine zentrale Anlaufstelle für die Arbeit in virtuellen Teams genutzt werden. Das Herzstück der App bildet der Chat, in dem die Mitglieder sich schnell austauschen können. Bei größerem Diskussionsbedarf kann man eine Besprechung planen oder auch sofort online starten. Außerdem können in Teams Dateien abgelegt werden, damit alle die gleichen Infos haben. Zusätzlich können viele weitere Office– und Microsoft Tools schnittstellenlos angebunden werden, was es Teammitgliedern unter anderem ermöglicht, parallel an Dokumenten zu arbeiten. 

 Besprechungen

Besprechungen können wie Termine direkt in Teams oder in Outlook angelegt werden. Im Rahmen der Besprechung können sich bis zu 250 Teilnehmer über ihre Kamera oder nur über das Mikrofon austauschen. Weiter ist es möglich Bildschirme oder Programme zu teilen, die Steuerung anzufordern, das Meeting aufzuzeichnen, Notizen zu schreiben, ein Protokoll erstellen zu lassen oder Dateien und Informationen im zugehörigen Besprechungs-Chat auszutauschen. Alle Teilnehmer einer Besprechung haben die gleichen Rechte. Da es keinen zentralen Moderator gibt, ist jeder Teilnehmer somit auch selbst dafür verantwortlich, sein Mikrofon stummzuschalten, sofern es erforderlich ist. 

Live-Events

Neben Besprechungen lassen sich in Microsoft Teams auch sogenannte Live-Events planen. Diese unterscheiden sich in erster Linie durch die verschiedenen Rollen, von regulären Besprechungen. So gibt es Produzenten, Referenten und Teilnehmer. Produzenten können die Events starten, Inhalte steuern, teilen, sprechen und eigehende Fragen moderieren. Referenten können auch Inhalte teilen, sprechen und Fragen moderieren. Teilnehmer hingegen können lediglich zuhören und Ihre Fragen im Chat stellen. Die maximale Teilnehmerzahl für Live-Events beträgt 10.000 Teilnehmer, wobei die Teilnehmer nicht organisationsintern sein müssen. Der Produzent kann bei der Einrichtung des Events genau festlegen, ob das Event für bestimmte Personen, die gesamte Organisation oder öffentlich zugänglich sein soll. Des Weiteren können Live-Events von bis zu 250 Referenten gehalten werden. 

Best Practice – Wofür nutzen wir bei knk Besprechungen und wofür Live-Events? 

Bei knk nutzen wir Besprechungen in der Regel für alle digitalen Team-Meetings. In diesen Meetings tauschen wir uns aktiv aus und stimmen uns ab. Teilweise verwenden wir auch die Funktion zum Bildschirmteilen. Weitere kreative und informelle Beispiele wären derzeit: 

Austausch unter Kollegen à knk Digital Pantry, Digital Coffee Break, Pub-Quiz oder digitales Afterwork:

Damit der Austausch unter Kollegen, in diesen von Remote-Arbeit geprägten Zeiten, nicht zu kurz kommt, haben wir verschiedene digitale Formate eingeführt, an denen jeder Mitarbeiter teilnehmen kann, wenn er Zeit und Lust hat. Dazu zählt beispielsweise die „Digital Pantry“, die „Digital Coffee Break“, das „Digital Pub-Quiz“ oder das „digitale Afterwork“ an der virtuellen knkBar. Bei der Digital Pantry handelt es sich eine Einladung zum Remote-Mittagessen, bei dem Kollegen sich zum Schnack in der Mittagspause treffen. Die Digital Coffee Break funktioniert genauso, jedoch findet diese entweder am Vormittag oder Nachmittag statt. Beim Pub-Quiz Format treffen sich Kollegen nach der Arbeit, tauschen sich aus, Quizzen zusammen und lassen den Arbeitstag beispielsweise bei einer Cola, einem Bier oder einem Getränk der Wahl gemütlich ausklingen. 

Live-Events hingegen verwenden wir beispielsweise für Schulungen, Webinare oder Mitarbeiterversammlungen (Lageberichte). Konkrete Format-Beispiele sind:

Transparenz à Information durch die Geschäftsführung 

Je nach Bedarf vermittelt der Vorstand wichtige Entscheidungen an die komplette Belegschaft in einem online gestreamten Live-Event. Moderatoren und Teilnehmer lassen sich hierdurch direkt von ihrem Arbeitsplatz aus mit einbeziehen und kommentieren die Vorstellung parallel im Chat. Dabei benötigen die Zuschauer keine weiteren Voraussetzungen außer Microsoft Teams oder einen Internet-Browser, sofern externe Teilnehmer eingeladen sind. Die Anzahl der Teilnehmer dieses Live-Events lässt sich dabei je nach Einsatz-Szenario skalieren. Und das Event kann direkt mit aufgezeichnet werden – somit auch im Nachgang Mitarbeitern bereitgestellt werden, die nicht am Live-Event teilnehmen konnten. 

Live-Kompass: 

Das Format Live-Kompass ist unser monatlich stattfindender Lagebericht, auf dem operative Informationen an alle Mitarbeiter kommuniziert werden. Im Rahmen des Live-Kompass berichten wechselnde Referenten, aus verschiedenen Abteilungen, zu festgelegten Kategorien. Zu den Kategorien zählen Beispielsweise der monatliche Finanzbericht, neues aus der knkAcademy oder aber ein aktuelles Thema aus dem operativen Geschäft. Jeder Live-Kompass dauert ca. 60 Minuten, wird aufgezeichnet und allen Kollegen im Nachgang zur Verfügung gestellt. Während dieser 60 Minuten können Mitarbeiter zu den einzelnen Slots im Chat stellen. Diese werden gesammelt und am Ende des Live-Kompass gebündelt an die Referenten der Sessions gestellt. 

Wissenstransfer à #knowledge2go: 

Bei knowledge2go (kurz k2g) handelt es sich um ein 30-minütiges Format des Wissenstransfers, welches unter dem Motto „Miteinander & Füreinander!“ steht. Unsere #knwoledge2go Sessions findet jeden zweiten Freitag im Monat statt. Die Sessions umfassen eine diverse Sammlung an Themen und bieten außerdem eine Plattform für den Austausch von Informationen und Wissen innerhalb der gesamten knk Gruppe. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit Themen vorzuschlagen, zu wünschen, einfach zu zuhören oder aber selbst zum Referenten zu werden. Als Referent hat man dann noch die Wahl, seinen Beitrag auf Englisch oder Deutsch vorzutragen. Wie auch bei unseren anderen Live-Events erhalten Teilnehmer die Möglichkeit Fragen zu stellen, die am Ende beantwortet werden. Des Weiteren wird die Session aufgezeichnet und allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Diese Aufzeichnungen können und werden unter anderem auch zum Onboarding neuer Mitarbeiter verwendet. 

Key Takeaways 

Zusammenfassend empfiehlt es sich bei der Entscheidung für ein geeignetes Format, diese Punkte im Hinterkopf zu behalten: 

  • Besprechungen ermöglichen Interaktionen und Diskussionen zwischen den Teilnehmern, während bei Live-Events der Fokus auf der Präsentation von Inhalten durch festgelegte Referenden liegt. Die anderen Teilnehmer können währenddessen kommentieren und Fragen stellen.  
  • Live-Events sind besonders geeignet für Formate, die dem Wissenstransfer dienen und die Transparenz in Ihrem Unternehmen stärken, während Besprechungen primär dem Austausch zwischen Kollegen ermöglichen.  

 Sollten Sie weitere Fragen zur Nutzung von Live-Events haben oder Unterstützung bei der Einrichtung benötigen, kontaktieren Sie uns gerne per E-Mail unter knkServices@knk.com. 

(Photo by Pablo Heimplatz on Unsplash)