In der knk Gruppe gehört das Arbeiten über räumliche Distanzen hinweg schon lange zum Arbeitsalltag. Bei der Zusammenarbeit in virtuellen Teams ist eine konstante Absprache und Koordination wichtiger denn je.

Jede Abteilung und jedes Team hat seine eigene Arbeitsweise, doch eins haben alle bei uns gemeinsam: regelmäßige Online-Check-Ins. Diese werden so kurz wie möglich gehalten und dienen dazu, alle Team-Mitglieder auf dem Laufenden zu halten.

Damit Sie beurteilen können, ob das auch für Sie passt, möchten wir Ihnen im Folgenden einige Check-In-Formen vorstellen sowie Best Practices mit an die Hand geben.

Vorstand

Bei unserem Vorstand hat es sich etabliert, jeden Morgen bevor man den Tag startet, einen kurzen Check-In von 5 Minuten abzuhalten. Der Check-In dient vor allem dazu, kurz Themen anzusprechen und Abstimmungsbedarf anzumelden. Zusätzlich trifft man sich einmal wöchentlich für 1,5 Stunden zu einer längeren Besprechung.

Sales

Auch unser Vertrieb hat mehrere Check-Ins in der Woche, teilt diese allerdings anders auf. Kernpunkt ist ein einstündiges Vertriebstreffen, bei dem auch das Marketing anwesend ist. Darüber hinaus ist ein einzelner Check-In für jedes Teammitglied mit dem Gruppenleiter angesetzt. In diesen Einzel-Check-Ins geht es dann nicht nur um Operatives, sondern es wird auch über private Belange geredet, um in Kontakt zu bleiben. Gerne kann sich auch im Team öfters als einmal wöchentlich getroffen werden, sollte der Bedarf hierfür bestehen.

Marketing

Die Marketing-Abteilung startet jede Woche mit einem 30-minütigen Jour fixe, bei dem sie sich über alles Anstehende für die kommenden Tage abstimmt. Zur Mitte der Woche wird dann in einem 45-minütigen Termin über den aktuellen Status der Aufgaben, eventuelle Probleme, Fragen oder freie Kapazitäten geredet.

Darüber hinaus trifft sich das gesamte internationale Team einmal wöchentlich, um sich zu koordinieren und zu besprechen.

Einmal im Quartal trifft man sich zu einem längeren Meeting, um übergeordnete Punkte jenseits des Tagesgeschäfts zu besprechen oder Handlungsfelder zu diskutieren.

Im Zuge der Umstellung auf komplette Remote-Arbeit, wurde hier ein zusätzlicher halbstündiger Einzel-Check-In der Teammitglieder mit dem Gruppenleiter eingeführt.

Best Practices

Da Check-Ins mit einer hohen Regelmäßigkeit stattfinden, ist es besonders wichtig, eine produktive und effektive Durchführung zu ermöglichen. Deshalb möchten wir Ihnen zeigen, worauf wir bei Check-Ins und Meetings generell Wert legen.

Beginn um „5 nach“

Es hat sich bei uns durchgesetzt, Termine immer um „5 nach“ anzufangen, also 5 Minuten nach der vollen oder halben Stunde. Das hat den Vorteil, dass man auch wenn zwei Meetings aufeinander folgen, die Chance hat, pünktlich zu kommen oder zwischendurch kurz seine Gedanken zu sortieren.

Serientermin

Beim Planen von Check-Ins empfiehlt es sich, einen Serientermin zu erstellen. Dadurch ist es einfacher für alle Teilnehmer das Meeting einzuplanen, es ist weniger Aufwand und ein fester Termin wird auch leicht zum festen Bestandteil der Woche.

Teams-Besprechung

Unabhängig davon, ob die Teilnehmer im Home-Office sind oder nicht, sollte man solche Serientermine immer gleich bei der Erstellung um eine Teams-Besprechung erweitern. Bei Serienterminen kommt es oft vor, dass mindestens einer der Teilnehmer nicht vor Ort präsent sein kann und so muss man nicht noch im Nachhinein eine zusätzliche Teams-Besprechung organisieren.

Ablauf

Besonders in der anfänglichen Implementierungsphase eines Check-Ins empfiehlt es sich, einen Ablauf für das Meeting vorzugeben.

Unsere Check-Ins beginnen meistens durch eine Begrüßung durch den Abteilungsleiter. Danach berichtet jeder Teilnehmer kurz, was bei ihm ansteht, spricht Probleme an oder stellt Fragen, bevor abschließend der Abteilungsleiter seinen Bericht erstattet und eventuelle weitere Aufgaben verteilt.

Änderungen an Check-In-Terminen

Fällt ein Check-In auf Grund eines Feiertages oder eines anderen Termins aus, sehen wir meistens davon ab ihn zu verschieben und holen ihn nur nach, wenn wir den Bedarf dazu sehen. Dadurch, dass Check-Ins bei uns sehr oft stattfinden, reicht es in den meisten Fällen, eventuelle Anliegen im kommenden Termin zu klären oder sich kurz zwischendurch abzustimmen.

Ist im Vorfeld eines Check-Ins absehbar, dass es erhöhten Austauschbedarf gibt und es vermutlich nicht in der Zeit schaffbar ist, verlängern wir den Check-In Termin wenn möglich, damit alle ihren restlichen Arbeitstag entsprechend planen können.

Durchführung von Check-Ins

Für die Durchführung von Check-Ins richten wir uns nach unseren generellen Knigge-Regeln für Video-Konferenzen. Dazu zählt beispielsweise sein Mikrofon stumm zu schalten, wenn man nicht spricht, die Kamera zu aktivieren, in lauten Umgebungen ein Headset zu benutzen und seine Gesprächspartner ausreden zu lassen.

Da der Plausch am Wasserspender oder Kaffeemaschine nun wegfällt, werden bei uns gerne die ersten paar Minuten eines Check-Ins für den privaten Austausch genutzt, besonders, während man noch auf die letzten Teilnehmer wartet. Wenn alle Themen besprochen sind, kann der Check-In auch schon vor der angesetzten Zeit ändern. Es muss nicht immer das komplette Zeitfenster genutzt werden.

Unser knk-Spirit und die interne gegenseitige Unterstützung gehören zu unserer Unternehmenskultur und wir tun unser Bestes, um dies auch in diesen schwierigen Zeiten aufrecht zu erhalten.

Regelmäßiger Austausch und Absprache sind ein wichtiger Teil davon, wozu regelmäßige Check-Ins maßgeblich beitragen.

Wir hoffen, dass wir Ihnen einige Tipps geben konnten und dass auch Sie auf diese Weise weiterhin eine effiziente und möglichst lückenlose Kommunikation und Team-Koordination aufrechterhalten können.

Downloaden Sie jetzt unsere Checkliste – Best Practices Check-Ins

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(Photo by Kristin Wilson on Unsplash)